Medewerker ruimtereservering en -beheer (0.8 FTE)

The Facility Management Center (FMC) takes care of facility management services for TU/e's employees and students, users of the TU/e Science Park, and affiliated institutions. This includes location management, logistics, room reservations, conferences, catering, parking, fire department, security, emergency response, access control, cleaning, and waste management.

Wervende tekst

Help jij onze medewerkers en studenten bij het vinden van een ruimte voor hun vergadering of event? Ben jij handig in het inrichten en verbeteren van de systemen die we gebruiken voor onze ruimteplanning? Werk je graag in een gezellig team? Dan is dit jouw nieuwe functie!

Functieomschrijving

Als medewerker ruimtereservering en -beheer maak je deel uit van het team BookMySpace & Conferences, dat verder bestaat uit 6 collega’s. Het team is onderdeel van de afdeling Operational Services & Location Management van het Facility Management Center.
In deze rol beheer je onze zalenpool en zorg je ervoor dat studenten en medewerkers een passende oplossing voor hun ruimteaanvraag krijgen. 

De medewerkers van het Facility Management Center (FMC) verzorgen diverse facilitaire producten en diensten. Hierbij kun je denken aan onder andere beveiliging, zaalbeheer, congressen, post, transport, catering, schoonmaak en afvalbeheer. 

Wat ga je doen:
Als medewerker ruimtereservering en -beheer ben je verantwoordelijk voor het beheren van de zalenpool, zowel in omvang, samenstelling, beschikbaarheid als inrichting. Je ondersteunt gebruikers van de ruimten door het toegang verlenen tot het reserveringssysteem Book My Space en het communiceren van de mogelijkheden. Je ziet toe op het correct gebruik van de ruimten, in samenwerking met de medewerkers van de afdeling Location Management. Je inventariseert en analyseert het gebruik van de reserveringstools en de ruimten. Je verzorgt managementrapportages over onder andere bezetting van ruimten en no-show, en doet aan de hand van deze rapportages voorstellen voor de inrichting, samenstelling van doelgroepen en wijzen van gebruik van de ruimten.

Je beheert de communicatiemiddelen en zorgt ervoor dat de informatie zoals het beleid, de processen en de procedures up-to-date zijn. Je fungeert als de verbindende schakel tussen de ICT-beheerders, management van de faculteiten en diensten, en de gebruikers.

De universiteit wil haar onderwijs- en vergaderruimten efficiënt benutten, om zo haar groeiende populatie steeds weer een passende ruimte te kunnen bieden. Daarvoor is de applicatie Planon Ruimtereservering in gebruik genomen. Daarmee kunnen studenten en medewerkers, diverse ruimten en/of werkplekken op de hele campus reserveren en gebruiken, los van de beheerseenheid waaraan zij verbonden zijn.
Locaties worden voorzien van QR codes en Near field communication chips om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk zowel ruimten als individuele (studie-)werkplekken te claimen. 

Daarnaast gebruikt het FMC Planon als  facilitair management informatie systeem, voor gebruik binnen de universiteit noemen wij deze applicatie Facilitator. De rol van key user maakt onderdeel uit  van je takenpakket.  Samen met je collega ben je binnen het FMC het aanspreekpunt voor onze medewerkers en leidinggevenden die Facilitator gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Je traint en ondersteunt hen in het gebruik van het systeem. Met de operationele key-users van het FMC bespreek je  mogelijke optimalisaties, je maakt specificaties en ondersteunt bij (acceptatie-) testen. Je brengt optimalisatieverzoeken in bij de Change Advisory Board en werkt mee aan de implementatie ervan.

Functie-eisen

• HBO+ werk- en denkniveau;
• Kennis van en inzicht in de werking van reserverings- en Facilitair Management Informatie systemen, zoals Planon, Outlook en TimeEdit, of in staat je deze snel eigen te maken;
• Goede communicatieve en contactuele vaardigheden zijn een must, evenals een servicegerichte instelling. Je manier van werken kenmerkt zich door een proactieve en toch sensitieve houding. Je beschikt over voldoende analytisch vermogen, bent daadkrachtig, vasthoudend en in staat prioriteiten te stellen. Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken;
• Bij voorkeur in bezit van geldig BHV-diploma of bereid zijn dit te behalen;

Daarnaast kun je zowel zelfstandig als in een team werken. Je hebt een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Je kunt goed omgaan met mensen, hebt goede communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling. Je manier van werken kenmerkt zich door een proactieve en toch sensitieve houding. Je bent daadkrachtig en in staat prioriteiten te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Het betreft een tijdelijke aanstelling 0,8 fte voor de periode van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende economische omstandigheden is er uitzicht op een verlenging van je aanstelling of een aanstelling voor onbepaalde tijd. Mogelijk kun je aangesteld worden via EuFlex, de detacheringsorganisatie van de TU/e.
• Een salaris, passend bij de zwaarte van de functie minimaal € 3.218,- en maximaal € 4.298,- bruto per maand op fulltime basis (schaal 8 CAO NU) afhankelijk van kennis en ervaring.
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie & sollicitatie

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7.000 medewerkers en 13.000 studenten.

Wil je wat meer gevoel krijgen bij onze campus? Kijk dan eens naar deze filmpjes!

We are Eindhoven University of Technology - YouTube
Welcome to our campus 👋 - YouTube

Meer informatie

Herken je jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Karine van den Wildenberg, teamleider BookMySpace & Conferences, telefoonnummer: 040-247 2077 of e-mail [email protected].

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, email [email protected].

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

De uiterste sluitingsdatum van de vacature is 18 april 2025.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Eindhoven University of Technology is a leading international university that educates engineers of the future and pushes the boundaries of science and technology for a better world. An international community of close to 7,000 employees and 13,000 students work and study on the vibrant and inspiring campus.